La loi n° 106 du 15 avril 2004, relative au dépôt légal des documents d’intérêt culturel, vise à l’utilisation publique et à la préservation de la mémoire par le dépôt de ce qui a été publié ou diffusé en Italie auprès d’institutions spécifiquement désignées.
Le déposant légal est l’éditeur (ou en tout cas le responsable de la publication) ; l’imprimeur n’intervient qu’en l’absence de l’éditeur.
Selon l’article 1 de la loi, “les documents destinés à l’usage du public et utilisables par lecture, écoute et visionnage, quel que soit leur procédé technique de production, d’édition ou de diffusion, y compris les documents destinés à l’usage des personnes handicapées, sont soumis au dépôt obligatoire”.
Il s’agit notamment de
- imprimés : livres, brochures, périodiques, cartes géographiques et topographiques, atlas, affiches, musique imprimée
- les documents sonores et vidéo : enregistrements sonores (musicaux ou autres), enregistrements d’images et audiovisuels en général (y compris sur support numérique)
- art graphique et vidéo d’artiste
- les documents photographiques (photographies) destinés à la publication
- films (également sur support numérique)
- les microformes (sur support photochimique, tel que le film)
- les documents sur support informatique en général (par exemple cd-rom)
Ils sont exclus de l’obligation de livraison :
- les extraits, tels que les livrets contenant un article de revue ou une partie d’un livre, qui sont imprimés séparément en utilisant la même composition, à l’exception des extraits musicaux imprimés
- projets
- registres et formulaires
- listes de billets à ordre et documents similaires
- les cartes cadastrales
- matériel publicitaire ordinaire et mineur pour le commerce
- photocopies
- les textes dactylographiés ou les imprimés générés par ordinateur pour un usage personnel
- matériel didactique pour les cours de formation, à usage interne
- mémoire
- les éditions intermédiaires, au cas où l’édition finale serait publiée
- les publications d’éditeurs étrangers (même si elles sont imprimées en Italie)
- les articles, en attente de publication, imprimés en interne ou à l’université exclusivement à des fins de concours
| Attention : si les avis de concours universitaires prévoient le dépôt légal de ce type de document, celui-ci doit être envoyé par courrier recommandé, dont le récépissé fait foi. |
Pour plus d’informations :
bu-to.depositolegale@cultura.gov.it
Documents à déposer
L’obligation de dépôt légal est remplie par la remise de deux copies pour les Archives nationales de la production éditoriale (situées dans les Bibliothèques centrales nationales de Rome et de Florence) et de deux autres copies pour les Archives de la production éditoriale régionale (les bibliothèques dépositaires ont été identifiées par le décret du ministre des Biens et des Activités culturels du 28 décembre 2007).
Pour les éditeurs basés dans la région du Piémont :
| Type de documents | Archives régionales | Archives nationales |
| Livres, brochures, périodiques, cartes géographiques et topographiques, atlas, affiches, musique imprimée, également sous forme informatisée | 1 exemplaire à la Bibliothèque nationale universitaire de Turin. 1 exemplaire à la bibliothèque dépositaire de la province de référence | n. 1 exemplaire à la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma n. 1 exemplaire à la Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze |
| Documents sonores et vidéo | n. 1 exemplaire à la Bibliothèque nationale universitaire de Turin | n. 1 copie à l’Institut central des biens sonores et audiovisuels |
| Documents d’art graphique et vidéo d’artiste | n. 1 exemplaire à la Bibliothèque nationale universitaire de Turin | n. 1 copie à l’Institut National de Graphisme de Rome |
| Documents photographiques | n. 1 exemplaire au Musée du cinéma de Turin | n. 1 exemplaire à l’Institut national de graphisme de Rome |
| Films inscrits au registre public de la cinématographie tenu par le SIAE, sujets, traitements et scénarios | copie n° 1 au Museo del Cinema di Torino (pour les œuvres cinématographiques sur pellicule, une nouvelle copie positive, conforme au négatif, doit être déposée. Pour les œuvres en format vidéo ou numérique, une copie doit être déposée dans le format original de projection et de diffusion) | 1 copie à la Cineteca Nazionale de Rome |
Réglementation
- Loi n° 106, 15 avril 2004
Règles sur le dépôt légal des documents d’intérêt culturel destinés à l’usage du public (Journal officiel n° 98 du 27 avril 2004) - Décret présidentiel n° 252, 3 mai 2006
Règlement contenant des règles sur le dépôt légal des documents d’intérêt culturel destinés à l’usage du public (Journal officiel n° 191 du 18 août 2006) - Arrêté du ministre du patrimoine et des activités culturelles du 28 décembre 2007 identifiant les institutions dépositaires (Journal officiel n° 38 du 14 février 2008).
- Résolution du Conseil régional du Piémont n° 38-6128 du 11 juin 2007 identifiant les instituts de conservation des documents publiés dans le Piémont.
Veuillez noter que certaines clarifications concernant l’application du règlement ont été publiées par la Direction générale du livre et des biens culturels sur les sites web http://www.librari.beniculturali.it/ et http://www.bibliotechepubblichestatali.it/.
Petit guide pour l’envoi de documents à la Bibliothèque nationale universitaire
Les documents doivent être remis directement à la bibliothèque ou envoyés par tout autre moyen dans les 60 jours suivant leur publication (voir article 7 – décret présidentiel 252/2006).
Pour les périodiques, l’envoi peut être cumulé conformément aux accords conclus entre les Bibliothèques centrales nationales de Rome et de Florence et les associations professionnelles de la presse périodique.
Les documents envoyés doivent porter la mention : “copie hors commerce pour dépôt légal aux fins de la loi n° 106 du 15 avril 2004” (voir art. 10 – décret présidentiel 252/2006).
Les documents doivent être placés dans des enveloppes portant à l’extérieur la mention : “spécimens hors commerce pour le dépôt légal aux fins de la loi n° 106 du 15 avril 2004” et le nom ou la raison sociale de la personne tenue d’effectuer le dépôt, ainsi que son domicile ou son siège social (voir article 10 – décret présidentiel n° 252/2006).
A l’intérieur de chaque colis, une liste du matériel envoyé doit être incluse, en deux exemplaires, avec les éléments nécessaires à son identification pour chaque document.
Après avoir vérifié le contenu de l’enveloppe, la bibliothèque, si elle ne constate aucune irrégularité, renvoie, dûment affranchie, une des copies de la liste envoyée. Cet exemplaire constitue un accusé de réception et doit être conservé par l’intéressé.
Si le service postal est utilisé, l’obligation de dépôt légal est réputée satisfaite par la remise aux bureaux concernés de l’enveloppe contenant le matériel de dépôt légal (voir paragraphe 6, article 7 – décret présidentiel 252/2006).
Formulaires
Afin de rendre homogènes les procédures d’archivage légal, un certain nombre de formulaires ont été élaborés et il est recommandé de les utiliser pour la remise des documents.
Les formulaires, en format Word et Excel, diffèrent selon le type de documents soumis :
Il est essentiel que le formulaire, correctement rempli à la fois électroniquement et manuellement, soit toujours inclus dans le paquet correspondant.