La biblioteca acquisisce materiale per le proprie raccolte anche attraverso la forma dei doni di singoli documenti o intere collezioni.
I doni vengono incoraggiati ed accettati quando si valuti che la loro acquisizione sia coerente con la natura e le finalità della biblioteca, arricchisca e integri collezioni già presenti o serva a colmare lacune riscontrate nelle raccolte.
In caso di fondi con particolari caratteristiche e di particolare pregio, possono essere stipulati accordi con il donatore, che ne stabiliscano dettagliatamente le condizioni di conservazione e di fruibilità.
I doni che risultino estranei o in contrasto con la natura delle raccolte e le finalità della biblioteca possono essere non accettati e destinati ad altre raccolte di biblioteche pubbliche.
Edizioni già possedute sono accettate solo se ritenute funzionali a particolari esigenze di fruizione e conservazione.
Non saranno accettati in nessun caso estratti di articoli contenuti in pubblicazioni già presenti in biblioteca, documenti in fotocopia, cd-rom prodotti in proprio.
Non è accolta la donazione di collezioni non complete di periodici e altro materiale documentario seriale. La biblioteca si riserva comunque la facoltà di acquisire fascicoli mancanti di pubblicazioni seriali, per completare le proprie collezioni, selezionandoli all’interno di raccolte proposte in dono.
Le unità bibliografiche accolte in dono e acquisite dalla biblioteca diventano patrimonio indisponibile dello Stato e non potranno in nessun caso essere reclamate dal donatore.
I lettori sono sollecitati ad esprimere desiderata e pareri, al fine di fornire utili indicazioni in merito a necessità e preferenze dell’utenza.
La biblioteca esamina con attenzione ogni suggerimento, riservandosi la massima discrezionalità nell’accogliere quelli ritenuti in linea con la politica generale di sviluppo delle collezioni, l’indirizzo tematico delle raccolte e la disponibilità di risorse finanziarie e di spazi.
Ogni proposta di donazione deve essere trasmessa alla biblioteca esclusivamente via email all’indirizzo bu-to.doni@cultura.gov.it, indicando per ciascun volume autore, titolo, anno di pubblicazione ed editore.
La biblioteca si riserva di non acquisire nelle proprie raccolte il materiale librario consegnato a mano o inviato a mezzo posta in assenza di accordi preliminari con l’Istituto.